Mitkä ovat yrityksen kolme tärkeintä seurattavaa talousasiaa? Kassavirta, kassavirta ja kassavirta. Näin vastasin viime keväänä ollessani Kasvu Open -tapahtumassa sparraajana pk-yrityksille. Erityisesti yritystoiminnan alkuvaiheessa ja yrityksen muutostilanteissa, tai jos kassavarat ovat muista syistä niukka tekijä, niin kuin yleensä ovat – niin kassavirta kertoo missä mennään.
Viime viikolla keskustelin alkavan yrittäjän kanssa siitä, miten on mahdollista, että rahat eivät riitä, vaikka hänen yrityksensä tekee jo lähes nollatulosta. Samaan aikaan yrittäjällä on kuitenkin myös pieniä vuosittaisia investointeja ja iso laina yrityksen kokoon nähden alkuvuosilta. Rahaa tarvitaan siis jo alussa paitsi juokseviin päivittäisiin menoihin, myös investointeihin ja lainojen lyhennyksiin. Toimittajat ja lainanantajat odottavat saavansa rahansa sovituissa aikatauluissa. Luottamusta rakennetaan pitämällä lupauksista kiinni. Ja ilman luottamusta ei voi harjoittaa liiketoimintaa.
Jo pitkäänkin toimineissa yrityksissä kassavirran merkitys korostuu yrityksen kasvaessa tai toiminnan muuttuessa. Aikaisemmin pientaloja rakentanut rakennusliike otti ensimmäisen ison kerrostalon rakennettavakseen. Projektissa oli jo niin paljon liikkuvia osia, että niiden kassanhallinta ei onnistunut mutu -tuntumalla vaan yritys tarvitsi käytännön työkalun projektikohtaiseen kassavirran seurantaan. Katsoimme yrittäjien kanssa yhdessä talonrakentamisesta tehtyä tarjousta, mitä kaikkea projektissa tapahtuu reaalimaailmassa, ja miten maksut juoksevat. Lopuksi rakensimme yhdessä exceltaulukon, jossa kuvattiin kassavirtaa ensin ennusteena ja sitten toteumana.
Isommassakin yrityksessä kokonaisvaltaista kassanhallintaa on yleensä helppo tehostaa, kokemukseni mukaan esimerkiksi seuraavilla tavoilla. Näitä kaikkia voidaan lähteä toteuttamaan samanaikaisesti.
1) Parannetaan prosesseja jotka liittyvät kassanhallintaan, esimerkiksi ostolaskujen hyväksymistä vaikka automaatiota lisäämällä. Myöhässä olevat maksut ja viivästyskorot ja näistä johtuva lisätyö poistuvat.
2) Optimoidaan taseeseen sitoutuvaa pääomaa esimerkiksi tarkoituksenmukaisilla maksuehdoilla ja tehokkaalla perinnällä tai myymällä myyntisaamisia rahoitusyhtiölle.
3) Tehostetaan toimintaa esimerkiksi siirtymällä maksamaan vain kahtena viikonpäivänä. Maksamiseen käytetty työaika pienenee.
Osa 1 Kassavirran ymmärtämisen tärkeydestä