Konsultin työ on pääsääntöisesti toimimista erilaisissa muutos- ja kehitysprojekteissa vetäjänä, asiantuntijana ja sparraajana. Aina muutoshankkeita ei kuitenkaan projektoida vaan arvellaan, että se laajamittainenkin kehittäminen hoituu muiden töiden lomassa.
Miksi siis perustaa projekti?
1. Muutosympäristöt ovat usein monimutkaisia ja vaativat osaamista monesta osasta organisaatiota. Voi olla luontevampaa tehdä läheistä yhteistyötä projektiorganisaatiossa kuin pysytellä perinteisessä organisaatiossa ja miettiä mikä kuuluu kenenkin vastuualueelle. Tällöin vältetään myös perinteisen organisaation ”tuolien väliin jäävä” harmaa alue. Projektiorganisaatio on usein matala ja tästä syystä yleensä hyvin dynaaminen – asiat tulevat kontrolloidusti tehtyä.
2. Kokonaisuus tulee vaikuttamaan monien henkilöiden töihin.
Jos hankkeessa kehitetään uutta toimintamallia koko organisaatioon, projektointi on helppo tapa saada kaikkien osaaminen käyttöön. Samalla saadaan ihmiset sitoutumaan uuteen toimintamalliin – on vaikeampi kritisoida jotakin, jota on itse ollut kehittämässä ja tekemässä.
3. Hankkeeseen käytetään merkittävä määrä aikaa ja rahaa.
Investoinnille halutaan saavuttaa sille asetetut tavoitteet. Projektointiin liittyy luontevasti tarkka aikataulujen ja kustannusten seuranta. Samalla seurataan aikaa ja kustannuksia organisaatiorajojen yli – hankkeeseen liittyvien useiden osastojen ja kustannuspaikkojen tiedot saadaan projektoinnilla kertymään yhden projektikokonaisuuden alle. Projektin kustannukset ovat tiedossa koko ajan, muutokset projektiin ja kustannuksiin hyväksytetään projektisuunnitelman mukaisesti.
4. Halutaan suunniteltu lopputulos.
Ajautumalla ei päästä suunniteltuun lopputulokseen, mutta hyvällä tavoiteasetannalla ja projektijohtamisella kyllä. Lisäksi tilapäinen projektiorganisaatio on usein erittäin tavoiteorientoitunut, muun muassa koska projektissa huomio kiinnitetään tuloksiin eikä sääntöihin ja valtarakenteisiin.
5. Projektityö on kivaa.
Projektityössä saadaan usein linjaorganisaatiota paremmin kaikkien osaaminen ja piilevät kyvyt käyttöön mm. vaihtelemalla projektien roolitusta (vetäjä – asiantuntija – jne). Ihmiset oppivat enemmän kuin linjatyössään. Yhdessä tekeminen on kivaa. Työmotivaatio kasvaa erilaisten ja haasteellisten tehtävien kautta. Projekti on usein myös luonnollinen ympäristö henkilöiden kehittämiseen.
Perinteinen, ja joskus jäykkä organisaatiorakenne, ei välttämättä ole paras muutosjohtamisen apulainen. Muutosten vauhti ja useat samanaikaiset hankkeet edellyttävät yhä joustavampaa organisaatiota ja projektitoiminta mahdollistaa näihin vaatimuksiin vastaamisen.
Projektointi toimii parhaiten, kun koko projektitiimi tuntee projektityön periaatteet. Projektityössäkin oppii tekemällä, mutta oppimista auttaa perusteiden ymmärtäminen. Hyviä peruskirjoja alueelta ovat esimerkiksi Hallittu projekti (Mäntyneva 2016) tai Pidä projekti hallinnassa (Ruuska 2006).